Das Verband-Portal bedienen

1. Überblick

Woher die Zahlen kommen

RainDoc ist eine Anwendung für Landwirte: Sie dokumentieren damit jede Beregnung — Datum, Feld, Wasseruhr, Anfangs- und Endstand des Zählers. Aus der Differenz der Zählerstände ergibt sich die entnommene Menge. Das Verband-Portal zeigt Ihnen genau diese Einträge, sofern sie Ihrem Verband zugeordnet sind. Es gibt keine gesonderte Meldung, die Ihre Mitglieder abschicken müssten: Was erfasst wird, ist sofort sichtbar.

Die drei Rollen

Sie legen also Abrechner an — diese richten anschließend selbst ihre Wasseruhren und Felder ein und laden bei Bedarf weitere Beregner ein. Dieser zweite Schritt liegt vollständig beim Mitglied.

Rein lesender Zugriff

Ihr Zugang kann Beregnungsdaten nicht verändern. Das ist keine Einstellung, sondern im System festgelegt: Auch ein versehentlicher Änderungsversuch wird vom Server abgewiesen. Korrekturen an einer Dokumentation nimmt ausschließlich das Mitglied vor, dem die Daten gehören. Für Rückfragen finden Sie in der Einzelliste zu jeder Entnahme den zuständigen Abrechner und Beregner.

2. Zugang einrichten & anmelden

Zugang registrieren

Sie richten den Zugang für Ihren Verband selbst ein — der Vorgang dauert wenige Minuten:

1. Name des Verbands eintragen — so, wie er in Ihren Unterlagen steht. Ansprechpartner und Telefonnummer sind freiwillig, helfen uns aber bei Rückfragen.
2. E-Mail-Adresse eingeben und auf Verifikationscode senden klicken. Sie erhalten umgehend eine E-Mail mit einem sechsstelligen Code.
3. Den Code eintragen und auf Prüfen klicken. Erst nach der Bestätigung lässt sich das Formular abschicken — so ist sichergestellt, dass die Adresse wirklich Ihnen gehört.
4. Ein Passwort mit mindestens acht Zeichen vergeben. Über das Auge-Symbol im Feld können Sie es zur Kontrolle sichtbar machen.
5. AGB und Datenschutzerklärung bestätigen und auf Verbandszugang registrieren klicken.

Anschließend werden Sie zur Anmeldeseite geführt und können sich sofort einloggen. Ihre E-Mail-Adresse ist zugleich Ihr Benutzername.

Ihr Verband im Portal

Mit der Registrierung wird Ihr Verband unter dem angegebenen Namen angelegt und Ihrem Zugang zugeordnet — Sie müssen auf nichts warten. Ein Zugang gehört dabei immer zu genau einem Verband, und Sie sehen ausschließlich Entnahmen, die diesem Verband zugeordnet sind.

Um die Auswertungen zu sehen und Mitglieder anzulegen, schließen Sie im Dashboard die Grundgebühr ab (siehe Abo & Abrechnung). Anfangs bleibt das Portal danach noch leer, denn die Zahlen entstehen erst bei Ihren Mitgliedern: Sobald das erste Mitglied angelegt ist und dokumentiert, füllen sich die Tabellen.

Anmelden

1. Oben rechts auf Anmelden klicken (oder direkt verband.raindoc.app/login_test.html aufrufen).
2. E-Mail-Adresse und Passwort eingeben.
3. Sie landen automatisch im Verbands-Dashboard — andere Bereiche der Anwendung sind für Verbandszugänge nicht vorgesehen und führen Sie dorthin zurück.

Ihr Passwort ändern Sie jederzeit über das Menü im Dashboard unter Konto → Passwort ändern; dort finden Sie auch Abmelden. Haben Sie das Passwort vergessen, hilft Passwort vergessen? auf der Anmeldeseite: Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link, über den Sie ein neues Passwort vergeben.

Welches Gerät

Das Portal läuft im Browser — am Rechner, auf dem Tablet und auf dem Telefon. Für die Auswertung breiter Tabellen und den Export empfiehlt sich ein größerer Bildschirm. Die RainDoc-App für das iPhone richtet sich an die Mitglieder, die vor Ort dokumentieren; den Verbandszugang unterstützt sie nicht.

3. Das Dashboard

Nach dem Login sehen Sie alle Entnahmen Ihres Verbands in einer Ansicht: oben die Filter, darunter vier Kennzahlen und vier Tabellen. Änderungen am Filter wirken sofort auf alles Folgende — auch auf den Export.

Die Demo läuft ohne Anmeldung und zeigt dieselbe Oberfläche mit erfundenen Beispieldaten — zum Ausprobieren der Filter und des Exports.

Filter

Fünf Auswahlfelder, die sich beliebig kombinieren lassen — etwa „Juli, Hof Ahlden, Brunnen Ahlden“ für eine gezielte Rückfrage:

• Jahr — beim Öffnen ist das laufende Jahr eingestellt, sofern dafür Daten vorliegen. Über Alle sehen Sie den gesamten Bestand; Vorjahre bleiben dauerhaft abrufbar.
• Monat — für die Betrachtung einzelner Saisonmonate. Wirkt zusätzlich zum Jahr: „2026“ + „Juli“ zeigt nur diesen Juli, ohne Jahr-Auswahl dagegen alle Juli-Monate übereinander.
• Abrechner — alle Mitglieder, die im Zeitraum erfasst haben, alphabetisch sortiert.
• Wasser — die Entnahmestelle (Brunnen, Kanal, …), so wie Ihre Mitglieder sie in ihren Stammdaten benannt haben. Praktisch für Meldungen, die je Entnahmestelle getrennt verlangt werden.
• Verband — hier steht Ihr Verband; ein Zugang gehört immer zu genau einem. Intern führt RainDoc je Mitglied einen eigenen Verbandseintrag, im Filter sind diese aber unter dem Namen zusammengefasst. Sie können das Feld also auf Alle stehen lassen — die Auswahl ändert nichts.

Sobald mehr als das Jahr eingestellt ist, erscheint rechts Filter zurücksetzen; ein Klick stellt die Ansicht wieder so her wie beim Öffnen. Bleibt eine Kombination ohne Treffer, sind die Tabellen leer und die Kennzahlen stehen auf null — dann ist im gewählten Zeitraum für diese Auswahl nichts erfasst worden.

Die vier Kennzahlen

Verregnete Menge gesamt (m³), Anzahl Beregnungen, Zahl der beteiligten Abrechner und Beregner — jeweils für die aktuelle Filterauswahl.

Summen je Wasseruhr

Die für Meldungen und Beitragsabrechnungen meist wichtigste Tabelle: je Zähler die Anzahl der Entnahmen, der niedrigste abgelesene Anfangsstand, der höchste abgelesene Endstand und die Summe der Mengen. Zusätzlich steht dort der zuständige Abrechner.

Summen je Abrechner und je Beregner

Dieselben Mengen, einmal nach Mitglied (Abrechner) und einmal nach ausführender Person (Beregner) aufsummiert. Beide Tabellen sind nach Menge absteigend sortiert. Die Summen können sich unterscheiden, wenn ein Betrieb mehrere Beregner beschäftigt oder eine Person für mehrere Betriebe beregnet.

Einzelne Beregnungen

Jede dokumentierte Entnahme mit Datum, Beregner, Abrechner, Wasseruhr, Feld, Anfangs- und Endstand, Klemmer und Menge — neueste zuerst. Das ist die Ebene für Stichproben und Rückfragen.

Zum Begriff „Klemmer“

Als Klemmer wird eine Menge bezeichnet, die zusätzlich zur Zählerdifferenz anfällt — etwa wenn der Zähler zeitweise nicht mitgelaufen ist und der Betrieb die Menge schätzt oder nachträgt. Der Klemmer ist in der Spalte Menge (m³) bereits enthalten; er darf nicht noch einmal hinzugerechnet werden. In der Einzelliste steht er separat, damit Sie nachvollziehen können, wie eine Menge zustande kommt.

4. Daten exportieren

Über die Schaltfläche Export rechts über den Tabellen laden Sie die Zahlen als Datei herunter — für die Ablage, die Weiterverarbeitung in Ihrer Tabellenkalkulation oder als Grundlage einer Meldung.

So gehen Sie vor

1. Zuerst die Filter setzen — Jahr, Monat, Abrechner, Wasser, Verband, je nachdem, was die Datei enthalten soll.
2. Auf Export klicken. Im Fenster steht oben, was exportiert wird — etwa „Jahr 2026, Juli, Hof Ahlden GbR, 17 Beregnungen“. Stimmt das nicht mit Ihrer Erwartung überein, brechen Sie ab und korrigieren Sie den Filter.
3. Datensatz wählen: Einzelne Beregnungen, Summen je Wasseruhr, je Abrechner oder je Beregner.
4. Format wählen und auf Herunterladen klicken. Die Datei landet im Download-Ordner Ihres Browsers.

Der Dateiname enthält Datensatz, Jahr und — falls gesetzt — den Monat, zum Beispiel RainDoc_Verband_wasseruhr_2026-07.xlsx. So überschreiben sich mehrere Exporte im Download-Ordner nicht gegenseitig.

Excel oder CSV

• Excel (.xlsx) — direkt zum Öffnen, mit Spaltenüberschriften und Zahlen als Zahlen. Der übliche Weg.
• CSV — Semikolon als Trennzeichen und Umlaute so kodiert, dass deutsches Excel sie korrekt anzeigt. Geeignet, wenn eine andere Software die Datei einlesen soll.

Ein Format nach Ihren Vorgaben

Wenn Sie regelmäßig eine bestimmte Dateistruktur brauchen — etwa für die Meldung an Ihre Wasserbehörde oder für Ihre Beitragsabrechnung — schicken Sie uns ein ausgefülltes Muster an info@raindoc.app. Wir richten den Export so ein, dass er ohne Nacharbeit passt.

5. Abo & Abrechnung

Die Karte Abo & Abrechnung steht oben im Dashboard. Sie zeigt den Status Ihres Zugangs, die Zahl der von Ihnen angelegten Abrechner-Plätze und das Datum der nächsten Verlängerung.

Wer was bezahlt

• Der Verband zahlt eine jährliche Grundgebühr für das Portal und einen jährlichen Beitrag je angelegtem Abrechner-Platz.
• Jeder Abrechner schließt sein eigenes RainDoc-Jahresabo ab — das läuft unabhängig von Ihnen und wird Ihnen nicht in Rechnung gestellt.
• Es gelten die mit Ihnen vereinbarten Preise. Den konkreten Betrag sehen Sie auf der Bezahlseite, bevor Sie etwas bestätigen.

Grundgebühr abschließen

Die Grundgebühr schaltet das Portal frei — beides: die Auswertungen Ihres Verbands und das Anlegen von Mitgliedern. Solange sie nicht abgeschlossen ist, sehen Sie statt der Tabellen einen entsprechenden Hinweis, und + Abrechner anlegen ist ausgegraut.

Über Grundgebühr abschließen gelangen Sie zur gesicherten Bezahlseite; nach erfolgreicher Zahlung kehren Sie automatisch ins Dashboard zurück, und alles steht bereit. Wie das Portal mit Daten aussieht, können Sie sich vorher in der Demo-Ansicht ansehen — dort ist nichts gesperrt.

Abrechner-Plätze

Jeder von Ihnen angelegte Abrechner belegt einen Platz. Der Beitrag für einen Platz wird bei der Anlage sofort und immer in voller Höhe berechnet, auch wenn Sie mitten im Jahr anlegen — es gibt keine anteilige Abrechnung, in keiner Richtung. Ab der nächsten Jahresverlängerung läuft der Platz zusammen mit der Grundgebühr weiter.

Verbands-Abo kündigen

Über Verbands-Abo kündigen beenden Sie das Portal zum 31. Dezember des laufenden Jahres. Die Schaltfläche erscheint nur innerhalb der Kündigungsfrist (bis zum 30. November, siehe AGB § 3); danach ist die Kündigung zum Jahresende des Folgejahres möglich. Vor dem Absenden fasst ein Bestätigungsfenster zusammen, was passiert. Wichtig dabei:

• Bis zum Kündigungstermin bleibt Ihr Zugang vollständig nutzbar.
• Danach wird das Portal deaktiviert — Ihre Daten bleiben gespeichert. Eine spätere Neubuchung ist möglich; die bestehenden Abrechner werden dabei wieder als Plätze aufgenommen und sind im Bezahlvorgang als eigene Position sichtbar.
• Die von Ihnen angelegten Abrechner behalten ihre eigenen Abos und arbeiten normal weiter. Ihre Kündigung beendet nur Ihren Blick auf die Daten, nicht die Dokumentation Ihrer Mitglieder.
• Bereits gezahlte Beträge werden nicht erstattet.

6. Mitglieder verwalten

Einen Abrechner anlegen

1. Auf + Abrechner anlegen klicken.
2. Name und E-Mail-Adresse eingeben; Straße und PLZ/Ort sind freiwillig und erleichtern später die Zuordnung.
3. Den Verband auswählen. In der Liste steht Ihr Verbandsname — je nachdem, wie viele Mitglieder Sie schon angelegt haben, mehrfach und jeweils mit dem hinterlegten Regenwart in Klammern. Wählen Sie den Eintrag mit den aktuellen Kontaktdaten: Name, Regenwart, Telefon und E-Mail dieses Eintrags werden für das neue Mitglied übernommen und erscheinen in dessen Stammdaten.
4. Anlegen klicken.

Nach dem Anlegen passiert Folgendes:

• Der Abrechner erhält eine E-Mail mit Zugangsdaten und dem Link zum Abschluss seines Jahresabos.
• Dieselben Zugangsdaten werden Ihnen im Fenster angezeigt — notieren Sie sie, falls Sie sie auf anderem Weg weitergeben möchten.
• Beim ersten Login muss das Mitglied das vergebene Passwort ändern; bis dahin ist die Anwendung gesperrt. Das ist so gewollt.
• Der Abrechner-Platz wird sofort berechnet.

Die Liste der angelegten Abrechner

Unter der Abo-Karte stehen alle von Ihnen angelegten Zugänge mit Name, E-Mail-Adresse, Anlagedatum und Status:

Eine E-Mail-Adresse korrigieren

Solange ein Mitglied sein Abo noch nicht abgeschlossen hat, erscheint in seiner Zeile die Schaltfläche E-Mail. Damit ändern Sie die Adresse ohne erneute Platzgebühr. Beachten Sie:

• Passwort und Abo-Link werden neu vergeben und an die neue Adresse geschickt — die alten Zugangsdaten verlieren ihre Gültigkeit. Das ist Absicht, denn sie könnten bei einem fremden Empfänger gelandet sein.
• Nach Abschluss des Abos ist die Korrektur im Portal nicht mehr möglich, weil dann die Zahlungsdaten an der Adresse hängen. Melden Sie sich in diesem Fall bei uns.

Einen Zugang beenden

Die Schaltfläche rechts in der Zeile heißt je nach Zustand Deaktivieren oder Kündigen. Ein Bestätigungsfenster erklärt vorher die Folgen.

• Deaktivieren (Abo noch nicht abgeschlossen): Der Login wird sofort gesperrt, der alte Abo-Link wird ungültig. Erfasste Daten bleiben erhalten und in Ihren Summen sichtbar.
• Kündigen (Abo läuft): Das Jahresabo des Mitglieds endet zum 31. Dezember; bis dahin arbeitet es normal weiter. Der Platz entfällt zur nächsten Verlängerung.

Einen Zugang reaktivieren

Haben Sie versehentlich deaktiviert oder kommt ein Mitglied zurück, legen Sie den Zugang über + Abrechner anlegen mit derselben E-Mail-Adresse erneut an. Das System erkennt den bestehenden Zugang, schaltet ihn wieder frei und vergibt Passwort und Abo-Link neu; die alten Daten bleiben zugeordnet. Der Platz wird dabei erneut in voller Höhe berechnet.

Kündigung durch das Mitglied

Ein von Ihnen angelegter Abrechner kann sein Abo nicht selbst kündigen — sein Dashboard zeigt stattdessen den Hinweis, sich an den Verband zu wenden. Das verhindert, dass ein Zugang unbemerkt wegfällt, während Sie den Platz weiter bezahlen. Möchte ein Mitglied aussteigen, kündigen Sie den Zugang über die Abrechner-Liste.

7. Grenzen & Datenschutz

Was Ihr Zugang nicht kann

• Keine Änderungen an Beregnungsdaten — weder korrigieren noch löschen noch nachtragen. Auch nicht auf Bitte des Mitglieds.
• Kein Blick über Ihren Verband hinaus. Sie sehen ausschließlich Entnahmen, die Ihrem Verband zugeordnet sind. Diese Zuordnung können Sie nicht selbst erweitern — sie wird von uns gepflegt.
• Keine Stammdaten der Mitglieder. Wasseruhren, Felder und Betriebsdaten verwalten die Mitglieder selbst; Sie sehen sie nur, soweit sie in einer Entnahme vorkommen.
• Keine Kontoführung für Mitglieder. Passwörter, Adressdaten und das eigene Abo verwaltet jedes Mitglied selbst.

Verantwortung für die Zugangsdaten

Die beim Anlegen angezeigten Zugangsdaten sind vertraulich. Geben Sie sie nur an das Mitglied selbst weiter und nur auf einem Weg, den Sie für sicher halten. Wenn eine Zugangsmail an eine falsche Adresse gegangen ist, nutzen Sie die E-Mail-Korrektur — dabei werden die alten Daten ungültig.

Rechtliches

Für die Nutzung des Portals gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen — insbesondere § 2a (Verband-Portal, Grundgebühr und Plätze) und § 3 (Laufzeit und Kündigung). Wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen, steht in der Datenschutzerklärung; dort finden Sie auch das Impressum. Verbände nutzen das Portal als Unternehmer im Sinne des BGB; ein Widerrufsrecht besteht daher nicht.