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Handbuch

Das Verband-Portal bedienen

Diese Anleitung führt durch alles, was Sie als Verband im Portal tun: Kataloge pflegen, Mitglieder einladen (Schnellstart für Neukunden oder Zuordnung für Bestandsbetriebe), Freigaben annehmen, Zahlen auswerten, Belege prüfen und exportieren. Sie richtet sich an den Ansprechpartner Ihres Verbands — Vorkenntnisse sind nicht nötig.

1. Überblick

Woher die Zahlen kommen

RainDoc ist eine Anwendung für Landwirte: Sie dokumentieren damit jede Beregnung — Datum, Feld, Wasseruhr, Anfangs- und Endstand des Zählers. Aus der Differenz der Zählerstände ergibt sich die entnommene Menge.

Im Verband-Portal sehen Sie diese Einträge nur lesend und nur, wenn das Mitglied sie Ihnen freigegeben hat. Der Ablauf ist: Sie pflegen zuerst Gebiete und Wasser-Katalog → Sie laden ein → das Mitglied gibt frei (zwei Wege, siehe Kapitel 4) → Sie nehmen die Freigabe an. Danach erscheinen die Mengen in Ihren Auswertungen — auch Bestandsdaten rückwirkend ab dem gewählten Startjahr.

Die drei Rollen

RolleBedeutung
Verband Ihr Zugang. Pflegt Gebiete und Wasser-Katalog, lädt Mitglieder ein, nimmt Freigaben an, prüft Buchungen im Beleg-Abgleich und wertet Entnahmen aus.
Abrechner Das Mitglied, dem die Wasseruhren zugeordnet sind — in der Regel der Betriebsinhaber. Er verwaltet Stammdaten und erteilt die Datenfreigabe an den Verband.
Beregner Wer die Beregnung tatsächlich durchführt und erfasst. Ein Abrechner kann mehrere Beregner einladen; oft ist er selbst auch Beregner.

Die Daten bleiben beim Mitglied: Ohne seine Freigabe sehen Sie nichts. Stammdaten, Wasseruhren und Felder richten die Betriebe selbst ein.

Rein lesender Zugriff

Ihr Zugang kann Beregnungsdaten nicht verändern. Das ist keine Einstellung, sondern im System festgelegt: Auch ein versehentlicher Änderungsversuch wird vom Server abgewiesen. Korrekturen nimmt ausschließlich das Mitglied vor. Für Rückfragen finden Sie in der Einzelliste zu jeder Entnahme den zuständigen Abrechner und Beregner.

2. Zugang einrichten & anmelden

Zugang registrieren

Das Verband-Portal ist in der Beta-Phase: Zugänge vergeben wir derzeit gezielt an einzelne Verbände. Fordern Sie einen Testzugang an — Sie erhalten von uns den Registrierungslink und richten den Zugang damit in wenigen Minuten selbst ein:

Testzugang anfordern
  1. Name des Verbands eintragen — so, wie er in Ihren Unterlagen steht. Ansprechpartner und Telefonnummer sind freiwillig, helfen uns aber bei Rückfragen.
  2. E-Mail-Adresse eingeben und auf Verifikationscode senden klicken. Sie erhalten umgehend eine E-Mail mit einem sechsstelligen Code.
  3. Den Code eintragen und auf Prüfen klicken. Erst nach der Bestätigung lässt sich das Formular abschicken — so ist sichergestellt, dass die Adresse wirklich Ihnen gehört.
  4. Ein Passwort mit mindestens acht Zeichen vergeben. Über das Auge-Symbol im Feld können Sie es zur Kontrolle sichtbar machen.
  5. AGB und Datenschutzerklärung bestätigen und auf Verbandszugang registrieren klicken.

Anschließend werden Sie zur Anmeldeseite geführt und können sich sofort einloggen. Ihre E-Mail-Adresse ist zugleich Ihr Benutzername.

Ihr Verband im Portal

Mit der Registrierung wird Ihr Portal-Zugang unter dem angegebenen Namen angelegt — Sie müssen auf nichts warten. Ein Zugang gehört zu genau einem Verband; Sie sehen ausschließlich Entnahmen, die Mitglieder Ihnen freigegeben haben.

Um Auswertungen zu sehen und Freigaben anzunehmen, schließen Sie im Dashboard die Grundgebühr ab (siehe Abo & Abrechnung). Danach legen Sie Gebiete und den Wasser-Katalog an und laden Mitglieder ein. Die Tabellen füllen sich, sobald die erste Freigabe angenommen ist und Betriebe dokumentieren.

Nutzen einzelne Mitglieder RainDoc schon länger? Bestandsdaten kommen nicht automatisch. Laden Sie den Betrieb per E-Mail ein; er wählt selbst, welche seiner Verbands-Einträge und Wasserquellen freigegeben werden — auch rückwirkend ab einem Startjahr. Namensgleichheit allein reicht bewusst nicht: Niemand soll fremde Daten durch die Wahl eines Verbandsnamens beanspruchen können.

Anmelden

  1. Oben rechts auf Anmelden klicken (oder direkt verband.raindoc.app/login.html aufrufen).
  2. E-Mail-Adresse und Passwort eingeben.
  3. Sie landen automatisch im Verbands-Dashboard — andere Bereiche der Anwendung sind für Verbandszugänge nicht vorgesehen und führen Sie dorthin zurück.

Ihr Passwort ändern Sie jederzeit über das Menü im Dashboard unter Konto → Passwort ändern; dort finden Sie auch Abmelden. Haben Sie das Passwort vergessen, hilft Passwort vergessen? auf der Anmeldeseite: Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link, über den Sie ein neues Passwort vergeben.

Welches Gerät

Das Portal läuft im Browser — am Rechner, auf dem Tablet und auf dem Telefon. Für die Auswertung breiter Tabellen und den Export empfiehlt sich ein größerer Bildschirm. Die RainDoc-App für das iPhone richtet sich an die Mitglieder, die vor Ort dokumentieren; den Verbandszugang unterstützt sie nicht.

3. Gebiete & Wasser-Katalog

Oben im Dashboard pflegen Sie zwei Listen, die nur Ihrem Verband gehören. Sie sind die einheitlichen Namen für Auswertung und Export — und zugleich die Vorlage für den Schnellstart neuer Mitglieder. Die Betriebe behalten danach eigene Kopien in den Stammdaten und können sie weiter pflegen.

Kataloge vor dem Einladen anlegen. Ohne mindestens ein Gebiet im Katalog kann ein Neukunde den Schnellstart nicht nutzen und muss Verbands-Einträge von Hand tippen. Legen Sie die Liste so an, wie Sie später melden und summieren wollen.

Gebiete

Ein Gebiet ist eine Auswertungs-Einheit Ihres Verbands (z. B. Stammgebiet/Ripdorf, Gr. Liedern). Beim Freigeben ordnet das Mitglied jeden seiner lokalen Verbands-Einträge einem Gebiet zu — oder lässt ihn zunächst ohne Gebiet. Beim Schnellstart werden die angehakten Gebiete als lokale Verbands-Einträge des Betriebs angelegt und bereits 1:1 zugeordnet.

  1. Im Dashboard unter Gebiete & Wasser-Katalog den Namen eintragen und Anlegen wählen.
  2. Optional Kontingent, Fläche oder Belegpflicht am Gebiet hinterlegen — beim Schnellstart übernimmt das Mitglied diese Werte bewusst in seine Stammdaten.
  3. Später umbenennen oder löschen, solange Sie die Liste pflegen wollen. Bereits freigegebene Zuordnungen bleiben nachvollziehbar.

Wasser-Katalog

Viele Mitglieder benennen dieselbe Quelle unterschiedlich („Brunnen Rätzlingen“, „Br. Rätzl.“, „WSP Brunnen 3“). Im Portal summieren wir nur über den Katalog — nie über den freien Betriebsnamen. So wird aus zwanzig Schreibweisen eine Zeile.

  1. Katalog-Eintrag anlegen (amtlicher oder verbandsüblicher Name).
  2. Optional können später weitere Schreibweisen am Katalog-Eintrag hinterlegt werden: Sie dienen nur als Vorschlag beim Freigeben, nie als stille automatische Zuordnung.
  3. Beim Freigeben (Zuordnung oder Schnellstart) bzw. in der Wasser-Zuordnung hängen die lokalen Wasser-Records an diesen Katalog-Eintrag.

Ohne Zuordnung bleiben Mengen sichtbar, landen in den Wasser-Summen aber unter Unzugeordnet. Die Kennzahl Wasser zugeordnet % zeigt, wie weit die Zuordnung fortgeschritten ist.

4. Mitglieder einladen & Freigaben

Der Normalweg: Sie laden per E-Mail ein, das Mitglied gibt seine Daten frei, Sie nehmen an. Fremde Passwörter vergeben Sie dabei nicht. Welche Oberfläche das Mitglied sieht, hängt davon ab, ob es schon Verbands-Stammdaten hat.

Einladung senden

  1. Im Dashboard unter Mitglieder einladen & Freigaben die E-Mail-Adresse des Betriebs eintragen.
  2. Auf Einladen klicken. Das Portal prüft Schreibweise und Domain; bei Problemen erscheint ein Hinweis (Zustellproblem).
  3. Der Betrieb erhält eine Mail mit dem Link /v/…. Derselbe Link steht in Ihrer Einladungsliste.
  4. Bei Bedarf Erinnern oder den Link Widerrufen.

Die E-Mail-Adresse ist der kritische Punkt. Lesen Sie sie vor dem Senden gegen. Die Einladung legt noch keinen bezahlten Platz an — erst mit der Annahme der Freigabe entsteht sie.

Neukunden ohne RainDoc-Konto

Der Einladungslink führt zuerst zur Anmeldung. Über Jetzt registrieren legt das Mitglied das Konto an und schließt das Jahresabo ab. Nach der Zahlung und dem Login landet es automatisch wieder auf dem Freigabe-Link — ohne den Link manuell zu speichern. Hat es noch keine Verbands-Einträge und Ihr Katalog ist gepflegt, erscheint dort der Schnellstart.

Schnellstart: Katalog als Stammdaten übernehmen

Für Betriebe ohne eigene Verbands-Einträge (typisch: neu in RainDoc, frisch eingeladen) zeigt die Freigabe-Seite einen Schnellstart statt der Zuordnungstabelle:

  1. Das Mitglied sieht Ihre Gebiete und Ihr Verbands-Wasser als Checkbox-Listen (standardmäßig alle angehakt).
  2. Es wählt das Startjahr (rückwirkend ab 1.1.).
  3. Mit Als meine Stammdaten anlegen und freigeben passiert in einem Schritt:
    • Je angehaktem Gebiet entsteht ein lokaler Verbands-Eintrag (Name, optional Kontingent, Fläche, Belegpflicht, Beleg-Zielsystem).
    • Je angehaktem Katalog-Wasser entsteht lokales Wasser — oder es wird ein bereits vorhandener Eintrag gleichen Namens (Groß/Klein egal) wiederverwendet, nie überschrieben.
    • Die Freigabe-Zuordnung steht 1:1 (Gebiet ↔ Eintrag, Katalog-Wasser ↔ Wasser).
    • Die Freigabe ist bei Ihnen angefragt.

Kein stilles Überschreiben. Der Schnellstart greift nur, wenn der Betrieb noch keine Verbands-Einträge hat. Bestehende Namen und IDs bleiben unangetastet. Wer lieber selbst tippt, kann über den Link zu den Stammdaten gehen und danach die Seite neu laden — dann gilt der Zuordnungsweg.

Voraussetzung: Mindestens ein aktives Gebiet in Ihrem Katalog. Ohne Gebiet zeigt der Schnellstart einen Hinweis; das Mitglied muss dann selbst anlegen.

Bestand: eigene Einträge dem Katalog zuordnen

Betriebe, die RainDoc schon nutzen und Verbands-Einträge sowie Wasser selbst geführt haben, sehen nach dem Login die klassische Seite Beregnungsdaten freigeben:

So bleiben Tippvarianten („Gr. Liedern“, „Cordes“) beim Betrieb und landen trotzdem unter Ihren kanonischen Gebiets- und Wassernamen in den Summen.

Freigabe annehmen, ablehnen, beenden

StatusBedeutungWas zu tun ist
angefragt Mitglied hat freigegeben, Platz noch nicht aktiv. Annehmen (Platzgebühr) oder Ablehnen.
aktiv Sie sehen die freigegebenen Entnahmen (bei aktiver Grundgebühr). Bei Bedarf Beenden — Sicht endet sofort.
abgelehnt / beendet Keine Datensicht mehr. Neue Einladung und erneute Freigabe möglich.

Das Mitglied kann die Freigabe in seinem Abrechner-Dashboard ebenfalls widerrufen. Nachtragen weiterer Gebiete oder Wasser-Zuordnungen kostet keinen zweiten Platz.

Wasser-Zuordnung

Wenn viele Betriebe viele Schreibweisen liefern, ordnet der Verband nach: Unter Wasser-Zuordnung sehen Sie lokale Namen × Mitglied, wählen den Katalog-Eintrag und speichern. So bleiben die Summen je Verbands-Wasser konsistent, ohne dass die Betriebe ihre Bezeichnungen ändern müssen.

5. Das Dashboard

Nach dem Login sehen Sie Kataloge, Einladungen und — sobald Freigaben aktiv und die Grundgebühr abgeschlossen sind — die Entnahmen: Filter, Kennzahlen und Summentabellen. Änderungen am Filter wirken sofort auf alles Folgende — auch auf den Export.

Dashboard als Demo ansehen

Die Demo läuft ohne Anmeldung und zeigt dieselbe Oberfläche mit erfundenen Beispieldaten — zum Ausprobieren der Filter und des Exports.

Filter

Auswahlfelder, die sich beliebig kombinieren lassen — etwa „Juli, Hof Ahlden, Brunnen Rätzlingen“ für eine gezielte Rückfrage:

Sobald mehr als das Jahr eingestellt ist, erscheint rechts Filter zurücksetzen; ein Klick stellt die Ansicht wieder so her wie beim Öffnen. Bleibt eine Kombination ohne Treffer, sind die Tabellen leer und die Kennzahlen stehen auf null — dann ist im gewählten Zeitraum für diese Auswahl nichts erfasst worden.

Kennzahlen

Verregnete Menge gesamt (m³), Anzahl Beregnungen, Zahl der beteiligten Abrechner und Beregner sowie Wasser zugeordnet % — jeweils für die freigegebenen Daten (bei den Filtern: für die aktuelle Auswahl).

Summen je Verbands-Wasser und je Gebiet

Die für Meldungen oft wichtigsten Tabellen: Mengen nach einheitlichem Wasser-Namen und nach Gebiet, serverseitig berechnet. Mehrere Betriebsnamen, die demselben Katalog-Eintrag zugeordnet sind, erscheinen als eine Zeile.

Summen je Wasseruhr

Die für Meldungen und Beitragsabrechnungen meist wichtigste Tabelle: je Zähler die Anzahl der Entnahmen, der niedrigste abgelesene Anfangsstand, der höchste abgelesene Endstand und die Summe der Mengen. Zusätzlich steht dort der zuständige Abrechner.

Min.- und Max.-Stand sind keine Jahresablesung. Sie zeigen den niedrigsten und höchsten Zählerstand, der im gewählten Zeitraum dokumentiert wurde. Bei durchgängiger Erfassung entspricht die Differenz ungefähr der Summenspalte; sie ist aber kein Ersatz dafür, denn nicht jede Zählerbewegung muss aus einer erfassten Beregnung stammen. Maßgeblich für die Menge ist immer die Spalte Menge (m³).

Summen je Abrechner und je Beregner

Dieselben Mengen, einmal nach Mitglied (Abrechner) und einmal nach ausführender Person (Beregner) aufsummiert. Beide Tabellen sind nach Menge absteigend sortiert. Die Summen können sich unterscheiden, wenn ein Betrieb mehrere Beregner beschäftigt oder eine Person für mehrere Betriebe beregnet.

Einzelne Beregnungen

Jede dokumentierte Entnahme mit Datum, Beregner, Abrechner, Wasseruhr, Feld, Anfangs- und Endstand, Klemmer und Menge — neueste zuerst. Das ist die Ebene für Stichproben und Rückfragen.

Am Bildschirm zeigt diese Tabelle die 500 jüngsten Einträge der Auswahl. Alle Summen darüber rechnen dagegen immer mit dem vollständigen Bestand, und auch der Export enthält alle Zeilen. Wenn Sie eine ältere Entnahme suchen, grenzen Sie über den Jahr-Filter ein oder exportieren Sie die Liste.

Vermerk „nicht abgerechnet“ (verliehene Wasseruhr)

Verleiht ein Betrieb seine Wasseruhr an einen Nachbarn, kann er die betreffende Entnahme in RainDoc als „nicht abrechnen“ kennzeichnen — mit einer kurzen Begründung. In der Einzelliste steht dann unter der Menge der Hinweis nicht abgerechnet; die Begründung erscheint, wenn Sie mit der Maus darauf zeigen. Im Export gibt es dafür die Spalte Nicht abgerechnet.

Wichtig für Ihre Sicht: Die Menge bleibt in allen Summen des Portals enthalten. Das Wasser ist entnommen worden, unabhängig davon, wer es abrechnet — Ihre Kennzahlen bilden also weiterhin die tatsächliche Entnahme ab.

Reicht der Betrieb seine Meldung ein, fehlt diese Entnahme dort — sie gehört nach seiner Angabe zum Nachbarn. In einer Meldung mit Zählerständen entsteht an der Stelle deshalb eine Lücke zwischen zwei Ständen derselben Wasseruhr; die Differenz entspricht genau der verliehenen Menge. Weichen Portal-Summe und eingereichte Meldung voneinander ab, ist dieser Vermerk die erste Stelle, an der Sie nachsehen sollten. Die Begründung des Betriebs steht direkt an der Buchung.

Zum Begriff „Klemmer“

Als Klemmer wird eine Menge bezeichnet, die zusätzlich zur Zählerdifferenz anfällt — etwa wenn der Zähler zeitweise nicht mitgelaufen ist und der Betrieb die Menge schätzt oder nachträgt. Der Klemmer ist in der Spalte Menge (m³) bereits enthalten; er darf nicht noch einmal hinzugerechnet werden. In der Einzelliste steht er separat, damit Sie nachvollziehen können, wie eine Menge zustande kommt.

6. Beleg-Abgleich (Buchungsprüfung)

Über die Schaltfläche Beleg-Abgleich (Filterleiste oder Export-Fenster bzw. Menü Berichte) prüft das Portal die aktuell gefilterten Buchungen freigegebener Mitglieder im Browser:

Ergebnis als Ampel OK / Hinweis / Kritisch. Foto öffnen = Sichtabgleich Zifferblatt ↔ Stand. Die Ampel ist die fachliche Aussage; sie ändert sich nicht allein dadurch, dass Sie „geprüft“ setzen.

Das Foto wird nicht maschinell gelesen: Der Abgleich prüft Konsistenz und Vollständigkeit der gespeicherten Daten. Was auf dem Zifferblatt steht, vergleichen ausschließlich Sie selbst, indem Sie das Foto öffnen. Sie ändern mit dem Abgleich keine Buchungsdaten — Korrekturen nimmt nur der Abrechner (bzw. Beregner) vor.

„Als geprüft“ und Sperre

Nur Sie als Verband setzen Als geprüft (serverseitig am Beleg, Ihr Konto). Der Abrechner sieht den Status (🔒 geprüft), kann die Markierung aber weder setzen noch löschen. Mit zurück heben Sie die Prüfung wieder auf.

Sobald mindestens ein Beleg der Buchung geprüft ist, kann der Abrechner die Buchung nicht mehr ändern oder stornieren und keine weiteren Belege anhängen — der Server lehnt Schreibversuche ab, bis Sie die Prüfung zurücknehmen oder eine Korrekturbitte senden (siehe unten).

Korrekturverfahren (Verband stößt an)

Wenn die Ampel Hinweis oder Kritisch zeigt und Sie eine Nachbesserung brauchen, steuern Sie den Ablauf so:

  1. Filter setzen (Jahr, Mitglied, Wasser, …) und Beleg-Abgleich öffnen — die Liste entspricht der Bildschirmansicht.
  2. Eintrag prüfen: Ampel-Details lesen, Foto öffnen, ggf. mit dem ZIP-Belegexport abgleichen.
  3. Abrechner benachrichtigen (Button nur bei Hinweis/Kritisch). RainDoc fragt optional nach einem zusätzlichen Hinweis (Freitext, leer lassen = nur Ampel-Punkte) und holt eine Bestätigung ein. Die aktuellen Ampel-Punkte werden automatisch in die E-Mail übernommen.
  4. Was die Korrekturbitte auslöst (sofort, serverseitig):
    • E-Mail an die hinterlegte Abrechner-E-Mail der Buchung (Betreff: [RainDoc] Korrekturbitte Beleg-Abgleich – …) mit Datum, Wasseruhr, Ständen, Ampel-Punkten und Aufforderung zur Korrektur in RainDoc.
    • Reply-To = Ihre Verbands-Login-E-Mail (Antworten landen bei Ihnen, nicht im noreply-Postfach).
    • Beim Abrechner erscheint die Buchung dauerhaft als „⚠ Korrektur Verband“: roter Banner im Abrechner-Dashboard („Nur diese anzeigen“), rote Zeile und Sortierung nach oben, gleiches Badge im Buchungsverlauf.
    • In Ihrer Abgleich-Liste: Badge Korrektur offen.
    • Offene „geprüft“-Sperren an Belegen dieser Buchung werden aufgehoben, damit der Abrechner ändern und Fotos nachreichen kann.
  5. Rückmeldung abwarten: Der Abrechner korrigiert in seiner App (Stände, Storno, Belegfoto). Sobald er die angemahnte Buchung ändert oder einen Beleg dazu anlegt, geht automatisch eine E-Mail an die Kontaktadresse des Verbands — also an den Beregnungswart, wie er in den Stammdaten der Buchung hinterlegt ist (Betreff: [RainDoc] Korrektur erfolgt – …). Fehlt dort eine Adresse, geht die Mail an den Portal-Login, der die Korrekturbitte geschickt hat. In Ihrer Abgleich-Liste wechselt das Badge von Korrektur offen (rot) auf Korrektur eingegangen (grün). Genau eine Mail je Korrekturbitte — mehrfaches Speichern beim Abrechner meldet sich nicht erneut. Die geänderten Werte sehen Sie nach dem nächsten Laden der Liste; RainDoc ändert die Daten nicht für Sie.
  6. Als geprüft markieren: Wenn die Buchung stimmt, erneut Beleg-Abgleich öffnen und Als geprüft setzen. Damit
    • erlischt die Markierung „⚠ Korrektur Verband“ beim Abrechner,
    • verschwindet „Korrektur offen“ bei Ihnen,
    • ist die Buchung wieder für den Abrechner gesperrt.

Wichtig: Die Korrektur-Markierung verschwindet nicht von allein, wenn der Abrechner speichert — sie wechselt nur auf Korrektur eingegangen. Erst wenn Sie erneut Als geprüft setzen, endet die Korrekturbitte. Ohne Abrechner-E-Mail an der Buchung schlägt „Abrechner benachrichtigen“ fehl; dann muss das Mitglied die Adresse in den Stammdaten pflegen. Eine Korrekturbitte ändert keine Mengen und ersetzt keine geprüfte Dokumentation — sie ist die Brücke, bis die Daten stimmen und Sie die Buchung wieder Als geprüft markieren.

Kurzüberblick der Rollen:

7. Daten exportieren

Über die Schaltfläche Export rechts über den Tabellen laden Sie Daten herunter — entweder die Mengen als Tabelle (Excel/CSV) oder die Ablesebelege als ZIP mit Belegfotos zur Kontrolle. Beides bezieht sich auf den aktuell gefilterten Zeitraum. Die systematische Prüfung freigegebener Buchungen steht im Beleg-Abgleich.

So gehen Sie vor (Mengen)

  1. Zuerst die Filter setzen — Jahr, Monat, Abrechner, Wasser (Katalog), Gebiet, je nachdem, was die Datei enthalten soll.
  2. Auf Export klicken. Im Fenster steht oben, was exportiert wird — etwa „Jahr 2026, Juli, Hof Ahlden GbR, 17 Beregnungen“. Stimmt das nicht mit Ihrer Erwartung überein, brechen Sie ab und korrigieren Sie den Filter.
  3. Datensatz wählen: Einzelne Beregnungen, Summen je Wasseruhr, je Abrechner oder je Beregner.
  4. Format wählen und auf Mengen herunterladen klicken. Die Datei landet im Download-Ordner Ihres Browsers.

Der Dateiname enthält Datensatz, Jahr und — falls gesetzt — den Monat, zum Beispiel RainDoc_Verband_wasseruhr_2026-07.xlsx. So überschreiben sich mehrere Exporte im Download-Ordner nicht gegenseitig.

Excel oder CSV (Mengen)

Der Mengen-Export folgt immer der Bildschirmansicht. Was Sie gefiltert haben, steht in der Datei — mit einer Ausnahme: die Einzelliste ist am Bildschirm auf 500 Zeilen begrenzt, in der Datei dagegen vollständig und nach Datum aufsteigend sortiert.

Ablesebelege und Belegfotos zur Kontrolle

Zusätzlich zu den Mengentabellen können Sie im selben Export-Fenster Belegfotos (ZIP) herunterladen. Das ist der Weg für Stichproben, Nachfragen an Mitglieder und die Prüfung, ob der gebuchte Zählerstand zum Foto am Zähler passt. Ergänzend dazu der Beleg-Abgleich als systematische Liste.

Buchung und Foto sind für Kontrollzwecke im Belegfoto zusammengeführt. Sie müssen Foto und Tabelle nicht nebeneinanderlegen: In jedem exportierten PNG steckt beides — das Originalbild vom Zähler und der dazu gemeldete Buchungswert. Der Stand erscheint im Dateinamen und als dunkle Fußleiste unter dem Bild. Der Abgleich Zähleranzeige ↔ gebuchter Wert ist damit ein Blick, ohne interne Datenbanknummern und ohne zweite Datei.

Inhalt des ZIP im Überblick:

Der Zeitraum folgt dem Dashboard-Filter Jahr und optional Monat (wie bei den Mengendaten). Es werden nur Ablesebelege freigegebener Mitglieder Ihres Verbands geliefert — dieselbe Sichtbarkeit wie in der Auswertung. Fotos, die nach Weiterleitung an ein Verbandssystem planmäßig abgelaufen sind, fehlen im ZIP; die Buchungszeile in CSV/JSON kann dann ohne Bildpfad stehen.

Wofür das gedacht ist: Kontrolle und Stichprobe — nicht als Ersatz für die Mengentabelle. Die Tabelle beantwortet „wie viel wurde verregnet?“, das Belegfoto-ZIP beantwortet „stimmt der gebuchte Stand zum Zählerbild?“.

Ein Format nach Ihren Vorgaben

Wenn Sie regelmäßig eine bestimmte Dateistruktur brauchen — etwa für die Meldung an Ihre Wasserbehörde oder für Ihre Beitragsabrechnung — schicken Sie uns ein ausgefülltes Muster an info@raindoc.app. Wir richten den Export so ein, dass er ohne Nacharbeit passt.

8. Abo & Abrechnung

Die Karte Abo & Abrechnung steht oben im Dashboard. Sie zeigt den Status Ihres Zugangs, die Zahl der aktiven Mitgliedsplätze (angenommene Freigaben) und das Datum der nächsten Verlängerung.

Wer was bezahlt

Grundgebühr abschließen

Die Grundgebühr schaltet die Dateneinsicht frei. Solange sie nicht abgeschlossen ist, bleiben die Auswertungstabellen leer; Kataloge und Einladungen können Sie trotzdem vorbereiten. Über Grundgebühr abschließen gelangen Sie zur Bezahlseite. Wie das Portal mit Daten aussieht, zeigt die Demo-Ansicht.

Mitgliedsplätze

Der Platz entsteht, wenn Sie eine Freigabe annehmen — nicht schon beim Einladen. Der Beitrag wird dann sofort und in voller Höhe berechnet (keine anteilige Abrechnung). Weitere Gebiete oder Wasser-Zuordnungen desselben Mitglieds kosten nichts extra. Ab der nächsten Jahresverlängerung läuft der Platz mit der Grundgebühr weiter.

Keine Erstattung bei vorzeitigem Ende. Beenden Verband oder Mitglied die Freigabe unterjährig, entfällt die Sicht sofort; der Platz fällt erst zur nächsten Verlängerung weg. Bereits gezahlte Beiträge werden nicht zurückerstattet.

Verbands-Abo kündigen

Über Verbands-Abo kündigen beenden Sie das Portal zum 31. Dezember des laufenden Jahres (Frist bis 30. November, siehe AGB § 3). Bis dahin bleibt der Zugang nutzbar; danach wird das Portal deaktiviert, die Daten bleiben gespeichert. Die Betriebe behalten ihre eigenen RainDoc-Abos und dokumentieren weiter — Ihre Kündigung beendet nur Ihren Blick auf die Daten.

9. Grenzen & Datenschutz

Was Ihr Zugang nicht kann

Verantwortung für Einladungen

Einladungs-Links sind vertraulich. Senden Sie sie nur an die Adresse des Betriebs. Bei Fehlversand den Link widerrufen und erneut an die richtige Adresse einladen.

Rechtliches

Für die Nutzung des Portals gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen — insbesondere § 2a (Verband-Portal, Grundgebühr und Plätze) und § 3 (Laufzeit und Kündigung). Wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen, steht in der Datenschutzerklärung; dort finden Sie auch das Impressum. Verbände nutzen das Portal als Unternehmer im Sinne des BGB; ein Widerrufsrecht besteht daher nicht.

10. Wenn etwas nicht stimmt

Ich sehe keine Daten, obwohl meine Mitglieder erfassen.

Prüfen Sie: (1) Grundgebühr aktiv? (2) Freigabe des Mitglieds auf aktiv (angenommen)? (3) Filter — Jahr ohne Erfassung? (4) Hat das Mitglied überhaupt freigegeben und die richtigen Verbands-Einträge angehakt? Bestandsbetriebe erscheinen erst nach Einladung und Freigabe, nicht automatisch.

Ein bestimmtes Mitglied fehlt in den Summen.

Keine aktive Freigabe, Startjahr zu spät gewählt, oder die betreffenden lokalen Verbands-Einträge wurden beim Freigeben nicht angehakt. Das Mitglied kann in seinem Dashboard nachtragen (ohne neuen Platz). Zweite Möglichkeit: Im gewählten Zeitraum schlicht noch nichts erfasst.

Gleiches Wasser erscheint mehrfach / Summen wirken gespalten.

Dann sind die Betriebsnamen noch nicht auf denselben Wasser-Katalog-Eintrag zugeordnet. Nutzen Sie die Wasser-Zuordnung und fassen Sie die Zeilen zusammen. Die Kennzahl „Wasser zugeordnet %“ zeigt den Fortschritt.

Eine Menge sieht falsch aus.

Schauen Sie in die Einzelliste: Dort stehen Anfangsstand, Endstand und Klemmer der betreffenden Entnahme. Häufige Ursachen sind ein Zahlendreher beim Ablesen oder ein nachgetragener Klemmer. Korrigieren kann den Eintrag nur das Mitglied selbst — Abrechner und Beregner stehen in derselben Zeile. Systematisch: Beleg-Abgleich öffnen und bei Ampel Hinweis/Kritisch das Korrekturverfahren anstoßen (Abrechner benachrichtigen → Nachbesserung → Als geprüft).

Wie fordere ich den Abrechner zur Korrektur auf?

Im Beleg-Abgleich bei Einträgen mit Ampel Hinweis oder Kritisch auf Abrechner benachrichtigen. RainDoc mailt die Beanstandungen und markiert die Buchung beim Abrechner als „⚠ Korrektur Verband“. Details und Ablauf: Korrekturverfahren. Die Markierung erlischt erst, wenn Sie die Buchung erneut Als geprüft setzen — nicht schon beim Speichern durch den Abrechner.

Der Abrechner kann eine geprüfte Buchung nicht ändern.

Das ist beabsichtigt: Nach Als geprüft ist die Buchung gesperrt. Entweder heben Sie die Prüfung über zurück wieder auf, oder Sie senden eine Korrekturbitte — die hebt die Sperre auf und markiert den Fall beim Abrechner. Nach der Nachbesserung wieder Als geprüft setzen.

Die Zählerstände passen nicht zur Summe.

Min.- und Max.-Stand sind die niedrigsten und höchsten dokumentierten Stände im gewählten Zeitraum, nicht die Jahresablesung. Ihre Differenz kann von der Mengensumme abweichen, wenn eine Beregnung nicht erfasst wurde oder ein Klemmer im Spiel ist. Maßgeblich ist die Spalte „Menge (m³)“.

Die Meldung eines Mitglieds weicht von den Zahlen im Portal ab.

Prüfen Sie zuerst, ob in der Einzelliste eine Entnahme mit dem Vermerk „nicht abgerechnet“ steht. Damit kennzeichnen Betriebe Wasser, das über ihren Zähler lief, aber einem Nachbarn gehört (verliehene Wasseruhr). Solche Mengen bleiben in den Portal-Summen enthalten, fehlen in der Meldung des Betriebs aber bewusst — und hinterlassen dort eine Lücke zwischen zwei Zählerständen. Die Begründung steht an der Buchung. Bleibt die Differenz danach unerklärt, fragen Sie beim Betrieb nach; ändern kann den Eintrag nur er selbst.

Wozu dienen die Belegfotos im Export?

Zur Kontrolle: Ob der gebuchte Zählerstand zum Foto am Zähler passt. Im ZIP-Export sind Buchung und Foto im Belegfoto zusammengeführt — der gemeldete Stand steht im Dateinamen und als Fußleiste unter dem Bild. Sie brauchen keine zweite Tabelle daneben. Die Mengentabelle (Excel/CSV) bleibt der Weg für Summen und Meldungen; das Belegfoto-ZIP ist die Stichprobe. Details: Abschnitt 7, Ablesebelege.

Der Excel-Export funktioniert nicht.

Für das Excel-Format wird beim ersten Mal eine Hilfsbibliothek aus dem Internet nachgeladen. Scheitert das — etwa in einem stark eingeschränkten Firmennetz — erscheint eine Meldung. Wählen Sie dann CSV: Diese Datei wird lokal erzeugt und öffnet sich in Excel ebenfalls korrekt.

Das Mitglied hat die Einladungsmail nicht bekommen.

Zeigt die Einladungsliste ein Zustellproblem, war die Adresse oder Domain problematisch — korrigieren und erneut einladen. Sonst Spam-Ordner prüfen; den Link können Sie aus der Liste kopieren oder über Erinnern erneut senden.

Das Mitglied kommt nicht in die Freigabe-Seite.

Der Link erfordert Login mit dem RainDoc-Konto des Betriebs. Ohne Konto zuerst unter raindoc.app registrieren, danach denselben Link erneut öffnen. „Passwort vergessen“ hilft bei verlorenen Zugangsdaten.

Das neue Mitglied sieht keinen Schnellstart.

Der Schnellstart erscheint nur, wenn (1) das Mitglied noch keine eigenen Verbands-Einträge hat und (2) Ihr Portal mindestens ein aktives Gebiet (oder Wasser im Katalog) hat. Bestandsbetriebe mit eigenen Stammdaten sehen bewusst die Zuordnungstabelle. Fehlt der Katalog, zuerst unter Gebiete & Wasser-Katalog anlegen und das Mitglied den Link erneut öffnen lassen.

Übernimmt der Schnellstart den Katalog still in den Betrieb?

Nein. Das Mitglied muss den Button Als meine Stammdaten anlegen und freigeben drücken. Es wählt Gebiete und Wasser per Häkchen. Vorhandenes Wasser gleichen Namens wird nur verknüpft, nicht umbenannt. Bereits angelegte Verbands-Einträge blockieren den Schnellstart — dann gilt nur die manuelle Zuordnung.

Ich habe eine Freigabe versehentlich beendet.

Das Mitglied erneut einladen bzw. erneut freigeben lassen und die Freigabe annehmen. Bereits erfasste Mengen bleiben beim Betrieb; die Sicht für Sie entsteht mit der neuen aktiven Freigabe neu (Platz erneut bei Annahme).

Unser Verband wurde umbenannt oder mit einem anderen zusammengelegt.

Schreiben Sie uns. Kataloge und Freigaben hängen an Ihrem Portal-Profil; bei einer Zusammenlegung stellen wir sicher, dass bereits freigegebene Entnahmen weiterhin bei Ihnen erscheinen.

Bereit für Ihren Zugang?

Registrieren Sie Ihren Verband, legen Sie Kataloge an und laden Sie Mitglieder ein. Bei Fragen — auch zu Sonderwünschen beim Export — schreiben Sie uns; wir antworten in der Regel am selben Werktag.

Testzugang anfordern E-Mail an info@raindoc.app